Privacy

1. Inleiding
Sinds 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van kracht voor alle organisaties die bestanden bewaren met persoonsgegevens.
Dit geldt ook voor een vereniging als ons koor. Het betekent dat we erop letten welke gegevens we verzamelen en met welk doel, hoe deze worden beveiligd en wie daarvoor verantwoordelijk is. Bedoeling is vooral, dat de bestanden zorgvuldig worden beheerd, zodat ze niet in vreemde handen vallen.


2. Hoe gaan we hier mee om?
Het koorbestuur acht zich verantwoordelijk voor het te voeren privacy-beleid.
Tijdens de ALV van 28 november 2019 hebben de leden officieel toestemming gegeven voor het verzamelen, bijhouden en beschermen van hun persoonsgegevens. Ingestemd werd met de hieronder beschreven uitwerking van het privacy-beleid.

3. Uitwerking.
  • De ledenlijst is bedoeld voor onderlinge communicatie en bevat uitsluitend wat daarvoor nodig is, namelijk de namen, adressen, telefoonnummers en e-mailadressen. Op de ledenlijst kunnen leden zelf informatie zetten, die ze willen delen, zoals geboortedata, 06-nummers e.d. Leden bepalen in principe zelf welke gegevens ze extra op (het beveiligde deel van) de website plaatsen.

    De secretaris houdt de lijst bij op een beveiligde computer. De huidige leden en de dirigent hebben permanent zicht op de ledenlijst. Vervolgens is ieder koorlid, plus dirigent, er verantwoordelijk voor dat deze lijst niet (digitaal) naar anderen gaat. Oude lijsten / gegevens worden verwijderd / vernietigd.
    (Tip in dit verband: stuur e-mails die gericht zijn aan de hele groep (waarbij meestal alle mailadressen zichtbaar zijn) niet door aan derden. Houd je computer up-to-date, ter voorkoming van datalekken.)

  • Website. Op de website staat op de homepage een knop die verwijst naar ons privacy-beleid. Deze is toegankelijk voor leden en niet-leden, zodat iedereen kan kennisnemen van ons beleid.

  • Publiciteit. Op website en facebook staan bij de foto’s geen namen of adressen. Ook in de opsomming van het aantal leden met stemsoort staan geen namen. Alleen het e-mailadres en telefoonnummer van het secretariaat zijn vermeld. Als naamvermelding relevant is, wordt eerst toestemming gevraagd (solistisch optreden of dergelijke).

  • Optredens en kaartverkoop. Van de kaartverkoop via de website worden geen (adres-)bestanden bewaard, anders dan voor uitgifte van de entreebewijzen.
    Voor cv’s in programmaboekjes voor concerten wordt altijd vooraf toestemming en tekstcontrole gevraagd. Van aanvragen of reserveringen voor concerten worden geen adresgegevens bewaard.
    Opnames maken van concerten of repetities mag uitsluitend voor persoonlijk gebruik. Zet deze nooit ongevraagd op internet!

  • Donateurs zoals de Vrienden van Cantare ontvangen regelmatig een nieuwsbrief. Voor het gebruik van de mailadressen voor specifieke doeleinden (zoals nieuwsbrieven, concertinformatie e.d.) dient vooraf toestemming gevraagd te worden aan de donateurs.

  • Financiën. De penningmeester houdt de noodzakelijke administratie bij van inkomsten (w.o. contributies) en uitgaven (w.o. honoraria); geen lijst van bankrekeningnummers. Als financiële jaarstukken naar buiten gaan (bijvoorbeeld voor verkrijgen subsidie), dan bevatten die geen namen van personen of persoonsgegevens.


Vastgesteld ALV 28 november 2019